Osoby, które prowadzą własną firmę, doskonale zdają sobie sprawę z tego, że muszą mieć idealny porządek w dokumentacji finansowej. Trzeba bowiem liczyć się z różnego rodzaju kontrolami ze strony instytucji, które prowadzą nadzór nad mniejszym czy większym biznesem. Kontrole najczęściej prowadzone są wyrywkowo w różnych firmach, dlatego nie należy się ich obawiać. Jeśli ktoś ma wszystkie dokumenty w idealnym stanie, kontrola będzie krótkotrwałą formalnością.

Kontrole najczęściej związane są z wizytami urzędników z urzędu skarbowego czy urzędu kontroli skarbowej. Jeśli takie osoby pojawią się w firmie, właściciel ma obowiązek przedstawić im na żądanie wszystkie niezbędne dokumentacje firmy. Chodzi nie tylko o dokumenty księgowe, ale również o wszelkie umowy kredytów czy pożyczek. Instytucja chce się bowiem upewnić, czy wszystkie transakcje prowadzone są zgodnie z prawem i czy właściciel firmy faktycznie zarabia tyle, że jest w stanie spłacać wszystkie bieżące zobowiązania. Problem pojawia się wtedy, gdy w dokumentach księgowych dochody są niewielkie, a firma doskonale radzi sobie finansowo. Wtedy zachodzi podejrzenie, że przynajmniej część dochodów jest osiągana na lewo.

Kontrolują instytucje finansowe

Firmy, które mają kredyty czy pożyczki, z pewnością mogą być skontrolowane także przez ogólnopolskie biura informacji gospodarczej, które informują o kondycji finansowej przedsiębiorstw. Niektóre z takich informacji są ogólnodostępne, inne są zdobywane na wniosek na przykład inwestorów, którzy chcą wejść we współpracę z daną firmą, ale najpierw chcą się upewnić odnośnie jej dobrej kondycji finansowej. Do biur informacji gospodarczej trafiają dane dotyczące wszystkich kredytów czy pożyczek, jakie aktualnie figurują na daną firmę. Nie da się więc tych kwestii zataić, szczególnie przy wnioskowaniu o kolejne pożyczki czy kredyty. Informacje dotyczą nie tylko kredytów, ale również sprzętu, jaki został kupiony na raty czy nawet szybkich pożyczek pozabankowych. Kto bierze pożyczki bez BIK musi liczyć się z tym, że informacje o nich również będą wchodziły do analizy naszej sytuacji finansowej.

Porządek w dokumentacji to podstawa na wypadek kontroli

Prowadząc własną firmę trzeba mieć świadomość, że choć jest to nasze własne przedsiębiorstwo, podlegamy wielu urzędom i instytucjom kontrolującym. Zawsze warto mieć więc porządek w dokumentacji, aby na wypadek kontroli bez problemu móc przedstawić urzędnikom wszystkie konieczne dokumenty. Czasem zwykły bałagan i problem ze znalezieniem jakiegoś dokumentu może spowodować, że kontrolerzy bardziej zainteresują się naszą firmą i będą chcieli przyjrzeć się jak najbliżej jej finansowej działalności. Jeśli natomiast będziemy mieć idealny porządek w dokumentacji, kontrola przebiegnie szybko i sprawnie i nie będzie zaburzała codziennego funkcjonowania przedsiębiorstwa.