Ochrona dokumentów papierowych w małych firmach: meble i blokady

Wszystkie dokumenty papierowe z danymi osobowymi muszą być chronione przed bezprawnym zniszczeniem i nieautoryzowanym dostępem. Ponadto istnieje prawny wymóg rejestrowania tego, kto uzyskał dostęp do plików, w jakim celu i kiedy. Informacje te muszą być rejestrowane i utrzymywane w ramach procesu, ale istnieją pewne wyjątki dla małych firm.

Obowiązki, o których mowa nie mają bowiem zastosowania w przedsiębiorstwach lub organizacjach zatrudniających mniej niż 250 osób, chyba że przetwarzanie, które dana firma przeprowadza, może powodować ryzyko w pojęciu rodo dla praw i swobód osób, których dane dotyczą. Jeszcze inna sytuacja jest wtedy, gdy przetwarzanie nie jest okazjonalne lub przetwarzanie obejmuje specjalne kategorie danych np. są to dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i przestępstw.

Co to znaczy dla małej firmy?

W przypadku małej firmy, w zależności od wyniku oceny ryzyka, możliwe jest rozwiązanie polegające na tym, że po prostu ochrona danych przewiduje upoważniony personel który dba o meble metalowe w jakich są przechowywane dokumenty i dba o dostęp do plików odnoszących się do danych. Te wyznaczone osoby to jedyne, które mogą mieć w razie konieczności wgląd do danych bez potrzeby rejestrowania, do jakiego konkretnego pliku został uzyskany dostęp – jednak aby było to zgodne z rodo muszą być spełnione rygorystyczne kryteria. Przetwarzanie nie może w żadnym wypadku powodować ryzyka dla praw i wolności jednostki.

Niedrogie rozwiązanie dla małych firm

Dzisiejsi producenci, tacy jak wyposazeniegaudia.pl oferują szereg niedrogich, najnowocześniejszych, bezpiecznych dla danych mebli metalowych, które mogą być łatwo dostosowane do wielu istniejących danych. W nich dokumenty będą bezpiecznie. Co więcej, jeśli te meble metalowe są wyposażone w specjalne cyfrowe blokady nie tylko rejestrują dostęp do plików automatycznie, ale zapewniają kontrolerowi danych łatwą metodę pobierania bezpiecznego wglądu do audytu bankowego za pośrednictwem portu flash USB czy standardowego oprogramowania audytu.

Poziom wejściowy blokuje zapis 1000 zdarzeń, a użytkownicy są identyfikowani dwucyfrową liczbą znajdującą się na początku ich kodu dostępu. Te ścieżki audytu mogą być pobierane i przechowywane w regularnych odstępach czasu i są oczywiście znakomitą oszczędnością czasu pracy. Ta łatwa w użyciu i weryfikowalna technologia została już przyjęta przez niektóre firmy w Polsce i z dnia na dzień staje się coraz bardziej popularna, w związku z wejściem w życie rodo.

Nowe blokady tego rodzaju są, w przypadku plików papierowych, samą definicją pojęcia ochrony danych w świetle rodo – tym bardziej, jeśli chodzi o ograniczanie i kontrolowanie dostępu do odpowiednich dokumentów papierowych. Pierwotnie meble metalowe z takimi blokadami były opracowane dla bankowości wysokiego ryzyka, gdzie system zabezpieczeń musi być ewidentnie:

  • bezpieczny,
  • restrykcyjny,
  • hierarchiczny,
  • całkowicie odpowiedni do celu.

Dzisiaj każda mała firma również może postawić na ten szybko i w przystępny sposób dbania o automatyczną prywatność i bezpieczeństwo w całym procesie tworzenia fizycznych dokumentów.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>