Prawidłowe przechowywanie dokumentów księgowych – o czym należy pamiętać?

Firmy, tak samo większe, jak też jednoosobowe, zobowiązane są do właściwego przechowywania dokumentów związanych z prowadzoną działalnością. Najważniejsze oczywiście są przede wszystkim dokumenty księgowe, stanowiące znaczną większość wszystkich zgromadzonych w czasie działalności firmy dokumentów.

Jakie dokumenty są istotne w firmie?

W zasadzie można powiedzieć, że wszystkie dokumenty w firmie są istotne pod względem księgowym. Zarówno faktury zakupu jak i sprzedaży, deklaracje składane do urzędów takich jak ZUS i US czy tez ich korekty, kopie wpłat czy podobne – to wszystko jest niezwykle istotne. Oczywiście niezwykle istotne są także dokumenty takie jak księgi przychodów i rozchodów jak również rejestry sprzedaży czy dokumentacja dotycząca zatrudnianych pracowników.

Co należy zrobić z dokumentami

W czasie trwania roku podatkowego dokumenty powinny być przechowywane w siedzibie firmy, aby był do nich łatwy dostęp. Po zakończeniu roku należy je posegregować, odpowiednio spiąć i następnie przechowywać. Dodatkowo do wszystkich dokumentów powinna zostać dołączona kopia rocznego zeznania podatkowego. Taki komplet dokumentów należy przechowywać przez określony okres czasu.

Jak powinna wyglądać archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja dokumentów księgowych to przede wszystkim przechowywanie ich w odpowiednich warunkach i we właściwy sposób. Istotne jest to, aby osoby niepowołane nie miały do nich dostępu. Ze względu na okres przechowywania, które w przypadku dokumentów pracowniczych mogą wynosić nawet 50 lat, należy zadbać o to, aby były przechowywane w pomieszczeniach z odpowiednią temperaturą oraz wilgotnością.

Archiwizacja samodzielnie czy przez firmę?

Obecnie można skorzystać z usług, polegających właśnie na archiwizacji dokumentów księgowych jak również wielu innych. Dla zainteresowanych takimi usługami firm oznacza to, że nie muszą zapewniać odpowiedniej, rosnącej z biegiem lat ilości miejsca. Wystarczy zwrócić się do firmy, takiej jak na przykład archiwizacjadokumentow.com.pl, aby skorzystać z ich usług w tym zakresie.

Na pewno istotną kwestią jest to, iż w sytuacji gdy ktoś korzysta z tego typu usług, to firma świadcząca usługę archiwizacji odpowiedzialna jest za dokumenty i ewentualne problemy powstałe podczas ich przechowywania. Oczywiście firma zlecająca taką usługę do swoich dokumentów ma bezproblemowy dostęp przez cały czas.

Jeden komentarz dla wpisu: “Prawidłowe przechowywanie dokumentów księgowych – o czym należy pamiętać?

  • 7 listopada 2017 at 07:58
    Permalink

    Jak się ma sporo papierów w firmie to naprawdę może być problem z ich archiwizacją i segregacją. Dobrze, że są firmy którym można zlecić usługi typu archiwizacja dokumentów, segregacja i przechowywanie.

    Odpowiedz

Odpowiedz na „LucjanAnuluj pisanie odpowiedzi

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>