Ten szablon opisu stanowiska pracy wirtualnej jest zoptymalizowany z obowiązkami i kwalifikacjami, gdyż ma na celu zachęcić najlepszych kandydatów do podjęcia tego zawodu i uświadomić tym, którzy się do tego nie nadają, by poszukali innej ścieżki kariery. W ten sposób można sprostać potrzebom firmy – gdyż nie każdemu w rzeczywistości praca zdalna oparta o obsługę klienta będzie w istocie odpowiadać.

Zadania wirtualnej asystentki

Zadania wirtualnej asystentki zwykle będą obejmować odpowiadanie na e-maile i rozmowy telefoniczne, planowanie spotkań bądź rezerwację podróży – w zależności od tego, o jakiej branży mowa – choć prawda jest taka, iż bez względy na profil praca będzie zwykle wykonywana w oparciu o specjalnie dobrane oprogramowani dla firm.

Wirtualna asystentka – opis pracy

Firma zwykle poszukuje wirtualnej asystentki w celu zapewnienia wsparcia administracyjnego dla swojego zespołu za pomocą pracy zdalnej. Jako asystentka wirtualna będziesz wykonywać różne zadania administracyjne, w tym odpowiadać na e-maile, planować spotkania i przygotowując wiele innych zadań. Aby dobrze sprawdzić się w tej roli potrzebne będzie ci silne połączenie z Internetem, a także doświadczenie przy użyciu narzędzi komunikacyjnych, takich jak Skype czy inne specjalne oprogramowania dla firm.

Ostatecznie powinieneś być w stanie obsłużyć projekty administracyjne i zapewnić wysokiej jakości prace pod minimalnym nadzorem.

Obowiązki, jakich możesz się spodziewać w ramach swojej pracy:

• Odpowiadanie na e-maile i rozmowy telefoniczne
• Planowanie spotkań
• Rezerwacja podróży i zakwaterowania
• Zarządzanie listą kontaktów
• Przygotowywanie arkuszy kalkulacyjnych klienta i prowadzenie ewidencji online
• Organizowanie kalendarzy menedżerów
• Prowadzenie badań rynkowych
• Tworzenie prezentacji
• Zbieranie adresów pracowników w ramach zapytań administracyjnych
• Zapewnienie obsługi klienta jako pierwszego punktu kontaktowego

Jakie wymagania musisz spełniać, aby sprawdzić się jako wirtualna asystentka?

Dobrze jest wykazywać się wysoką znajomością aktualnych technologii, takich jak udostępnianie komputerów stacjonarnych, usługi typu chmura i VoIP. Przyda się doświadczenie z oprogramowaniem do edytowania tekstu i arkuszami kalkulacyjnymi (np. MS Office). Ważna jest także znajomość kalendarzy i harmonogramów online (np. Kalendarz Google).

Mile widziane w tym zawodzie są doskonałe umiejętności komunikacyjne w zakresie telefonii, poczty elektronicznej i komunikacji błyskawicznej, jak również doskonałe umiejętności zarządzania czasem. Solidne umiejętności organizacyjne są wręcz podstawowym wymogiem. Pracodawcy lubią też widzieć dyplom szkoły wyższej i dodatkowe kwalifikacje np. jako Administrator lub Asystent Wykonawczy – to zawsze działa na plus.

Teraz, gdy już wiesz czy spełniasz wymagania stawiane przez pracodawców, jak również masz też pojęcie na temat tego, jakich zadań możesz się spodziewać – możesz już mniej więcej określić czy będzie to praca dla ciebie. To bardzo ważna decyzja, aby pracować efektywnie i się nie męczyć.

Opracowano wspólnie z portalem Kaspol.pl kasy fiskalne Warszawa