Zatrudnienie pracownika i wszystkie formalności z tym związane

Przed każdym przedsiębiorcą który zamierza zatrudnić pracownika, pojawia się długa lista formalności do dopełnienia. Ich forma zależna jest od rodzaju umowy oferowanej przez pracodawcę. Jeśli jest to umowa o pracę, zatrudniający musi pamiętać o zobowiązaniach wobec urzędu skarbowego czy ZUS. Niedopełnienie tych formalności grozi karą i konsekwencjami prawnymi. Ważne jest również skrupulatne pilnowanie terminów – na każdą czynność, którą trzeba wykonać zatrudniając pracownika na etat przeznaczony jest konkretny okres czasu. Jest to istotne nie tylko dla pracodawcy, ale także dla samego pracownika – jeśli okaże się, że jego zatrudnienie nie zostało odpowiednio zgłoszone i zarejestrowane, może on ponieść niemiłe konsekwencje.

Zatrudnienie pracownika – pierwsze kroki

Jeśli przedsiębiorstwo zatrudnia pracownika po raz pierwszy, początkiem powinno być zgłoszenie się do ZUS i rejestracja jako płatnik składek. Następnie, obie strony – pracodawca i pracownik – zawierają umowę. Należy zrobić to najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez zatrudnionego pracy. Umowa o pracę powinna zostać przez obie strony własnoręcznie podpisana – jest to najważniejszy dokument potwierdzający zatrudnienie i określający wszystkie jego warunki. Od dnia podpisania umowy pracodawca ma 7 dni, by zgłosić nowego pracownika do ZUS – jest to dzień rozpoczęcia obowiązku ubezpieczeń społecznych (obejmuje ubezpieczenie emerytalne, rentowe i wypadkowe) oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Przedsiębiorca zobowiązany jest w tym celu do przedłożenia odpowiedniego druku (ZUS ZUA). Jeśli pracownik chce zgłosić do ubezpieczenia członków swojej rodziny (dzieci, współmałżonka), za złożenie odpowiednich dokumentów (druk ZUS ZCNA) również odpowiedzialna jest osoba zatrudniająca.

Od tego momentu na przedsiębiorcy spoczywa comiesięczny obowiązek rozliczania pracownika i wykazywania wysokości składek, które zostały uiszczone z tytułu jego ubezpieczenia (służy do tego druk ZUS DRA oraz raporty imienne). Kolejnym jego zobowiązaniem będzie opłacenie składek na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Pracy. Następnym punktem jest odprowadzanie podatku dochodowego – należy w tym celu zarejestrować pracownika w urzędzie skarbowym oraz uzyskać jego numer NIP. Od tego momentu, pracodawca będzie pobierał z jego wynagrodzenia comiesięczną zaliczkę z tytułu podatku dochodowego, przekazywaną urzędowi skarbowemu.

Ważnym krokiem jest również skierowanie nowego pracownika na wstępne badanie lekarskie – zatrudniający musi mieć pewność, że nowo przyjęta osoba jest zdolna do wykonywania danego zawodu i nie ma ku temu żadnych przeciwwskazań. Badania będą co jakiś czas powtarzane – nazywane są wówczas badaniami okresowymi, a obowiązek ich organizacji również spoczywa na pracodawcy. Przed rozpoczęciem stosunku pracy konieczne jest również skierowanie zatrudnionego na przeszkolenie z zakresu BHP.

Dokumentacja dotycząca zatrudnienia nowego pracownika

Przy zatrudnieniu na umowę o pracę to ona jest najważniejszym dokumentem – swoją kopię powinien zachować zarówno pracodawca jak i pracownik. Pracodawca ma także obowiązek zachować orzeczenie lekarskie o zdolności do wykonywania zawodu dostarczone przez pracownika oraz potwierdzenie odbytego przez niego szkolenia BHP. W momencie rozpoczęcia przez nowo zatrudnionego stosunku pracy, przedsiębiorca otwiera dla niego ewidencję czasu pracy oraz ewidencję wynagrodzeń oraz przechowuje jego akta osobowe – znajdują się w nich wszelkie wymagane dokumenty i informacje na temat pracownika (kwestionariusze osobowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, dokumenty potwierdzające kwalifikacje itp.). Obowiązkowe jest także prowadzenie dokumentacji na temat chorób zawodowych pracownika oraz wypadków w miejscu pracy i wszelkich świadczeń wypłaconych z ich tytułu.

Dopełnienie wszystkich formalności związanych z zatrudnieniem pracownika to żmudny proces, jednak konieczny, by jego przebieg był zgodny z przepisami kodeksu pracy. Dopilnowanie terminów, odpowiednie przechowywanie dokumentacji i prowadzenie ewidencji pozwala uniknąć nieprzyjemnych sytuacji podczas nieprzewidzianych kontroli a także znacznie ułatwia pracę kadr.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>