Tworzenie ewidencji

Tak naprawdę nie ma dokładnych wytycznych odnośnie formy prowadzonej ewidencji. Może być prowadzona zarówno w wersji elektronicznej jak i papierowej, jest to zależne od preferencji przełożonego. To, co wiadomo na jej temat to, że musi być sporządzona w formie karty, więc w razie kontroli lepiej mieć ją wydrukowaną. Podobnie jest z pracownikiem, w każdej chwili może mieć wgląd do takowej karty.

Czas i sposób przechowywania dokumentacji

Każdy właściciel firmy ma obowiązek przechowywać archiwalne ewidencje przez dekadę albo do momentu ustania stosunku pracy. Oczywiście jest to minimum, jakie zostało nałożone przez przepisy prawa. Trzeba pamiętać, by ewidencja czasu pracy nie była przechowywana wspólnie z aktami innych pracowników. Przepisy co do ich przetrzymywania są zupełnie inne. Wraz z ewidencją obowiązkowe jest przechowywanie wszystkich wniosków, dokumentów oraz zgód. Mowa tu między innymi o wnioskach dotyczących zwolnień od pracy, wniosków z tytułu indywidualnego rozkładu, system czasu pracy, wnioski związane z stosowaniem skróconego tygodnia pracy lub wnioski o stosowanie innych rozkładów czasu pracy. W przypadku dokumentacji to także trzeba przechowywać wszelkie dokumenty związane z zadaniowym systemem czasu pracy, dokumenty z porozumieniem udzielania innego dnia wolnego od pracy jeśli świadczenie wykonywane było w ustawowe dni wolne od pracy, dokumenty powiązane z pracą w godzinach nadliczbowych, zgody pracownika np. na delegowanie poza stałą siedzibę firmy itp.

Ewidencja czasu pracy – co w niej zawrzeć?

Podczas tworzenia ewidencji należy wiedzieć jakie informacje powinny się w niej znaleźć. Po pierwsze, powinna znaleźć się liczba przepracowanych godzin wraz z czasem rozpoczęcia pracy i jej zakończenia. Jeśli w danej firmie występuje praca w trybie nocnym trzeba umieścić ilość tychże godzin oraz liczbę nadgodzin, jeśli takie mają miejsce. W ewidencji  powinna znaleźć się także informacja dotycząca ilości dni wolnych oraz typu urlopu jaki został wykorzystany przez pracowników. Podobnie jest z absencjami należy podać ich typ oraz długość ich trwania, czy było to np. zwolnienie lekarskie czy usprawiedliwiona bądź nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy. Jeśli w danym miejscu pracy zatrudnia się młodocianych pracowników to obowiązkowe jest zaznaczenie czasu ich pracy.

Zalety prowadzenia ewidencji w Grafiku Optymalnym

Korzystanie z Grafiku Optymalnego sprawia, że system przygotuje raport, w którym podliczona zostanie liczba przepracowanych godzin, godzin nadliczbowych, nocnych zmian, urlopowych, chorobowych i innych w danej jednostce czasowej. Czas pracy zgodny z planowanym grafikiem oraz normami czasu pracy, wynikające z wymiaru etatu i długości obowiązywania umowy. To świetna pomoc dla dużych korporacji i przedsiębiorstw, w których pracownicy w jednym okresie rozliczeniowym pracują w kilku działach lub oddziałach firmy.