W ubiegłym roku weszły w życie unijne przepisy o ochronę danych osobowych, nazywane w skrócie RODO. Spowodowało to spore zamieszanie wśród wielu firm, szczególnie tych, które na co dzień mają do dyspozycji sporo danych wrażliwych swoich klientów. Jednak po czasie okazało się, że nie taki diabeł straszny i przy zachowaniu odpowiednich środków ostrożności i wdrożeniu kilku nowych działań zachowanie RODO nie jest aż tak skomplikowane.

W przypadku wirtualnych biur, które w ostatnich latach powstają wręcz masowo, kwestia RODO wydaje się dosyć mocno paląca. Wart zwrócić uwagę na fakt, że osoby zajmujące się tym biznesem często maja dostęp do danych kilkunastu lub nawet kilkudziesięciu różnych firm. Warto więc dokładać wszelkich starań, aby wszystkie dane wrażliwe były bezpieczne. Firmy, które mają dostęp do takich danych powinny zadbać o zaawansowane technologicznie systemy zabezpieczania i administrowania danymi. Przy odrobinie chęci i wykorzystaniu nowych technologii nie powinno to być skomplikowane. Jak pokazuje doświadczenie, firmy zajmujące się obsługą klientów wywiązują się z przepisów RODO dosyć dobrze.

Wirtualne biura dobrze zabezpieczone

Wirtualne biura działają najczęściej w dużych miastach i w bardzo dobrych lokalizacjach. Nowoczesne wirtualne biuro 29 oddział w Warszawie czy biura w Poznaniu, Wrocławiu lub Krakowie to dobre rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy nie mogą sobie pozwolić na wynajęcie powierzchni biurowej w takich dobrych lokalizacjach, a jednocześnie zależy im na dobrym i pozytywnym wizerunku wśród klientów i kontrahentów. Korzystając z usług wirtualnych biur firmy mogą rejestrować się w korzystnych lokalizacjach, a także korzystać z obsługi poczty czy telefonów. Takie usługi są oczywiście płatne i wiążą się z comiesięcznymi kosztami, jednak wydatki są i tak o wiele mniejsze niż gdybyśmy wynajęli powierzchnię biurową czy zatrudnili ludzi do obsługi sekretariatu. Wirtualne biura pozwalają na optymalizację kosztów prowadzenia działalności, z czego bardzo chętnie korzystają przedsiębiorcy.

Czy dane są bezpieczne?

Wirtualne biura dysponują wieloma danymi przedsiębiorców, którzy korzystają z ich usług. Mają dostęp do informacji, które nie są ujawniane w przestrzeni publicznej. Jednak firmy korzystające z usług wirtualnych biur nie mają powodów do obaw. Przede wszystkim, umowy z takimi biurami są tak skonstruowane, że zawierają sporo klauzul o poufności czy zachowaniu tajemnicy. Co więcej, żadne szanujące się biuro nie pozwoli sobie na jakikolwiek wyciek danych, gdyż dla właściciela takiego biznesu oznaczałoby to koniec. Jeśli choć raz przydarzyłaby się sytuacja, że dane byłyby niezabezpieczone, z pewnością popyt na usługi takiego biura spadłby do zera. Przedsiębiorcy szybko zaczęliby szukać nowych biur, a jednocześnie domagać się sporych odszkodowań. Dla własnego bezpieczeństwa właściciele wirtualnych biur dokładają więc wszelkich starań, aby wszystkie przepisy związane z administrowaniem danymi były spełnione w stu procentach, a dane były chronione w sposób idealny.