Poszczególne elementy wyposażenia biura mają zapewnić nie tylko komfort pracy osobom zatrudnionym w firmie, ale należy również zadbać o funkcje praktyczne miejsca pracy oraz bezpieczeństwo. Chodzi tu nie tylko o personel, ale także dokumenty, które nierzadko są tajne i mają znaczenie dla funkcjonowania i rozwoju przedsiębiorstwa. Co brać pod uwagę przy wyborze szaf do ich przechowywania? Poznaj podstawowe kryteria i postaw na niezawodną jakość.

Archiwizacja dokumentów w firmie

Każda firma bez względu na branżę, w której działa i rodzaj prowadzonej działalności, w każdym miesiącu generuje kolejne ważne dokumenty. Ich nadzwyczajne ilości są typowe dla biur rachunkowych, banków, firm ubezpieczeniowych oraz wszelkich urzędów. W takich miejscach pracy wyposażenie do bezpiecznego przechowywania „papierów” jest kwestią priorytetową i to właśnie na szafy biurowe, regały, organizery czy specjalne kontenery zwraca się szczególną uwagę podczas urządzania biur.

Co istotne, wszelkie meble, w których przechowywane są ważne dokumenty, muszą zapewniać ich należyte składowanie. Szafy i inne elementy wyposażenia przestrzeni biurowej mają chronić przed niekorzystnymi czynnikami zewnętrznymi, ale również zabezpieczać przed dostaniem się dokumentów w niepowołane ręce. Co więcej, miejsca do przechowywania dokumentów muszą być praktycznie, aby korzystanie z nich było optymalnie komfortowe dla pracowników.

Przechowywanie dokumentów ze względu na poufność

Część bieżących dokumentów, które nie zawierają poufnych informacji, większość pracowników przechowuje najczęściej w ustawionym tuż przy biurku organizerze czy specjalnym kontenerze z przegródkami. Dzięki temu ma do nich łatwy dostęp, co wpływa na efektywność pracy, a same dokumenty są trzymane w bezpiecznym miejscu. Ważna jest również segregacja pism, listów, umów czy aktów, która również wpływa nie tylko na utrzymanie porządku w miejscu wykonywanych obowiązków zawodowych, ale ma też znaczenie dla sprawności i wydajności realizowanych zadań.

Wszelkie dokumenty, które zawierają poufne informacje, mające znaczenie dla funkcjonowania firmy czy dane osobowe, muszą być przechowywane w zamkniętych szafach „pod kluczem”. Najczęściej organizowane są specjalne archiwa z dostępem dla konkretnych pracowników. W firmach nierzadko funkcjonują również sejfy i skrytki na indywidualny kod.

Szafy, kontenery i inne elementy wyposażenia, które służą w celu przechowywania ważnych, poufnych dokumentów, powinny być zabezpieczone w najlepszy możliwy sposób. Bardzo często są to meble wykonane z materiałów najlepszej jakości i to nie tylko uwzględniając ich trwałość. Tego rodzaju wyposażenie biur wykazuje właściwości antywłamaniowe czy ognioodporne, dzięki czemu wszelkie dokumenty są optymalnie chronione. Miejsce, w którym znajdują się szafy czy kontenery z dokumentami, może być też dodatkowo zabezpieczane antywłamaniowymi drzwiami wewnętrznymi.