Do firm każdego dnia spływa wiele dokumentów. Jak się w nich nie pogubić? Najlepiej zainwestować w systemy obiegu dokumentów. To nowoczesne rozwiązania z zakresu cyfryzacji i automatyzacji procesów back-office, które nie tylko pozwalają na optymalizację kosztów, ale także wspierają firmy w cyfrowej transformacji. Sprawdź, na czym dokładnie polega system obiegu dokumentów i dlaczego warto w niego zainwestować. Po prostu dowiedz się więcej!

System obiegu dokumentów – na czym polega?

Profesjonalne systemy obiegu dokumentów pozwalają w pełni zautomatyzować procesy biznesowe w firmie. Dzięki nim można efektywnie zarządzać dokumentami takimi, jak: faktury, umowy, aplikacje HR, oferty dla Klientów i tak dalej.

Rozwiązania te przyspieszą obieg dokumentów i informacji w Twojej firmie. Będziesz mieć stały dostęp do aktualnych dokumentów oraz plików, a także do spraw z nimi związanych, niezależnie od Twojej lokalizacji lub używanego urządzenia. Systemy obiegu dokumentów pozwoli zdecydowanie skrócić czas i zmniejszyć liczbę błędów związanych z przetwarzaniem dokumentów w Twojej firmie.

Dlaczego warto zainwestować w system obiegu dokumentów?

Dzięki systemowi do zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie Twoi pracownicy (oraz Ty) będą mogli koordynować edycję dokumentu, aby zapewnić, że w dokumentach biznesowych nie pojawią się żadne niepożądane zmiany. Istnieją również funkcje kontroli wersji, które umożliwiają firmom prowadzenie zakładki zmian biznesowych i porównywanie zmian na końcu. Ścieżka audytu jest integralną częścią strategii identyfikowalności dokumentów, która pomaga śledzić operacje edycji dokumentów.

Zarządzanie dokumentami w chmurze – czy warto?

Chcesz polepszyć przepływ dokumentów w swojej firmie? Postaw na możliwość współpracy w pełni online. Jaka jest zaleta zarządzaniem systemem obiegu dokumentów w chmurze? Serwery w chmurze, czyli tzw. cloud, są dostępne z wielu absolutnie różnych urządzeń (w tym komputerów PC, smartfonów i tabletów). Może też korzystać z nich z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Twoje dokumenty są zawsze dostępne, 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, gdziekolwiek jesteś, bez wewnętrznych kosztów sprzętu i bez konieczności instalowania czegokolwiek.

Czy warto zainwestować w zarządzanie systemem obiegu dokumentów?

Systemy obiegu dokumentów w chmurze udostępnia wszystkie dokumenty i narzędzia, które są niezbędne w Twojej firmie. Możesz następnie, np. subskrybować powiadomienia o zdarzeniach, monitorować postęp przepływów pracy, definiować procedury automatyzacji przetwarzania ważnych dla Twojej firmy dokumentów. Możliwe jest również zaplanowanie działań na dokumentach, które muszą dotrzymać określonych terminów.

Warto zdecydować się na system obiegu dokumentów, którego koszty są jasne i stałe, bez niespodzianek, płacisz tylko za to, czego potrzebujesz, aktualizacje wykonujesz samodzielnie (z poziomu interfejsu WWW), co upraszcza prognozowanie kosztów IT. Masz inteligentne narzędzia do synchronizacji folderów lokalnych i zdalnych oraz możesz pracować nad dokumentami nawet w trybie offline.

Zalety systemu obiegu dokumentów

Zarządzanie dokumentami w chmurze zapewnia bezpieczny sposób tworzenia, współpracy i udostępniania wiedzy między ludźmi w różnych miejscach. Współpracownicy w biurze, a także osoby pracujące z biur domowych (jak obecnie, podczas pracy zdalnej) lub z lokalizacji zewnętrznych, mogą bezpiecznie uzyskiwać dostęp do plików elektronicznych i udostępniać je.

Funkcje, które pozwalają ludziom na niezależny dostęp do potrzebnych informacji – zawsze i wszędzie – zmniejszają potrzebę przebywania w biurze, aby odpowiadać na pytania i prośby. Pracownicy, którzy podróżują, nie muszą już dzwonić do biura z prośbą o przesłanie dokumentów faksem lub e-mailem. Jeśli chodzi o zarządzanie relacjami z klientami, upoważnieni klienci mogą pobierać informacje o projekcie bez pomocy pracowników firmy. Dostawcy mogą samodzielnie wysyłać faktury lub formularze bez potrzeby korzystania ze skomplikowanych witryn FTP, lub chaotycznych wiadomości e-mail.