Prowadzenie odpowiedniej ewidencji operacji gospodarczych w firmie jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Mimo to sposób ich rejestracji jest uzależniony od takich czynników, jak prawna forma działalności, jak również osiągane w ciągu roku przychody. Podmioty podatkowe mają możliwość prowadzenia tzw. księgowości uproszczonej, czyli ryczałt lub KPiR lub też pełnej. Niemniej jednak w niektórych sytuacjach przedsiębiorca jest prawnie zobowiązany do zmiany księgowości uproszczonej na pełną. Warto wiedzieć, kiedy taki obowiązek jest nakładany.

Księgowość uproszczona-dla kogo?

Prowadzenie księgowości uproszczonej to rozwiązanie skierowane do osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, jak również spółek partnerskich, gdzie roczny przychód, w roku ubiegłym nie przekroczył równowartości 2 mln euro. Ewidencja na zasadach uproszczonych różni się od księgowości pełnej tym, że wymaga uznawania znaczniej mniejszej ilości szczegółów. Wedle przepisów przedsiębiorca jest jedynie zobowiązany do prowadzenia:

• ewidencji wyposażenia,
• ewidencji środków trwałych,
• ewidencji przebiegu pojazdu, dla potrzeb PIT lub VAT,
• księgi przychodów i rozchodów – przy skali podatkowej lub podatku liniowym,
• rejestru VAT zakupów i sprzedaży – dla czynnych podatników VAT,
• ewidencji przychodów – przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych.

Obecnie przy prowadzeniu uproszczonej księgowości można zdecydować się na jedną z trzech form opodatkowania:

1. Księga przychodów i rozchodów.
2. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
3. Karta Podatkowa.

Księgowość pełna – kiedy zachodzi konieczność zrezygnowania z formy uproszczonej?

Księgowość pełna będzie obowiązywała przedsiębiorców, którzy dotychczas korzystali z uproszczonej, jednak zdecydowali się przekształcić swoją działalność w spółkę kapitałową prawa handlowego. Są to spółki akcyjne oraz z ograniczoną odpowiedzialnością, lub też spółkę osobową prawa handlowego, czyli komandytową lub komandytowo-akcyjną. Wymienione rodzaje działalności są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Oprócz tego księgowość pełna obowiązuje przedsiębiorców, o przychodach netto ze sprzedaży towarów, operacji finansowych i produktów, przekraczających wartość 2 mln euro rocznie. Przychód oblicza się według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP na pierwszy dzień roboczy w październiku, w roku, który poprzedza rok od którego zacznie obowiązywać księgowość pełna.

W związku z tym przedsiębiorca, który przekroczył wskazany limit, bądź prowadzi lub zamierza prowadzić jedną z wymienionych spółek, jest prawnie zobowiązany do prowadzenia księgowości pełnej. Prowadzi to do zwiększenia się obowiązków powiązanych z ewidencjonowaniem operacji gospodarczych firmy. Konieczne będzie prowadzenie ksiąg, które składają się z:

• dzienników,
• księgi głównej,
• ksiąg pomocniczych,
• zestawienia obrotów oraz sald kont księgi głównej, oraz sald ksiąg pomocniczych,
• wykazu składników aktywów i pasywów – inwentarz.

Oprócz tego koniecznością stanie się sporządzanie sprawozdań finansowych, składających się z: rachunku zysków i strat, bilansu, informacji wprowadzającej do sprawozdania, oraz informacji dodatkowych i objaśnień.